W ostatnich latach system zamówień publicznych w Unii Europejskiej przechodzi intensywną modernizację, której celem jest zwiększenie przejrzystości, efektywności i ułatwienie dostępu do rynku zarówno polskim, jak i zagranicznym przedsiębiorcom. Jednym z nowych instrumentów wspierających te procesy jest certyfikacja wykonawców.
W dniu 11 września 2025 r. w Dzienniku Ustaw została ogłoszona ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (pod poz. 1235) (dalej jako: „ustawa o certyfikacji wykonawców”). Ustawa o certyfikacji wykonawców wejdzie w życie (z pewnymi wyjątkami) po upływie 10 miesięcy od dnia ogłoszenia, tj. z dniem 12 lipca 2026 r.
Certyfikacja wykonawców jest mechanizmem, który ma na celu uproszczenie oraz ujednolicenie procesu oceny spełniania warunków udziału w postępowaniach przetargowych oraz weryfikacji braku podstaw do wykluczenia. Zgodnie z nowymi regulacjami certyfikat będzie urzędowym zaświadczeniem wydawanym przez akredytowaną jednostkę certyfikującą. Ma on potwierdzać zarówno brak podstaw do wykluczenia wykonawcy, jak i spełnianie przez niego określonych warunków udziału w postępowaniu.
Jaki jest cel certyfikacji?
Ustawa ma na celu szczegółowe uregulowanie procedury certyfikacji wykonawców zamówień publicznych. Wykonawcy działający w Polsce będą mogli ubiegać się o udzielenie certyfikacji i wydanie certyfikatu potwierdzającego ich sytuację podmiotową, na potrzeby postępowań prowadzonych przez zamawiających z państw członkowskich Unii Europejskiej. Udzielona certyfikacja będzie potwierdzać, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – również w związku z przeprowadzeniem tzw. self-cleaningu w ramach procedury certyfikacyjnej – oraz, że posiada zdolność do należytego wykonania zamówienia w zakresie objętym certyfikatem.
Jednym z kluczowych założeń wprowadzanych przepisów jest ograniczenie obowiązków formalnych, które wiążą się ze składaniem dokumentów przez wykonawców, a także uproszczenie oraz przyspieszenie procesu weryfikacji wykonawców przez zamawiających.
Skorzystanie przez wykonawców z certyfikacji ma skutkować zmniejszeniem liczby obowiązków po ich stronie, związanych ze składaniem dokumentów w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wykonawcy posiadający certyfikację nie będą musieli każdorazowo przygotowywać i składać licznych dokumentów (takich jak np. zaświadczenia z Urzędu Skarbowego lub ZUS, informacje z KRK, itp.) na potrzeby poszczególnych postępowań. Wystarczy, że zrobią to wyłącznie raz na potrzeby certyfikacji, a następnie – przez cały okres ważności certyfikatu – będą mogli posługiwać się certyfikatem, by brać udział w kolejnych zamówieniach. Rolą certyfikatu będzie zatem potwierdzenie zdolności wykonawcy do realizacji zamówień publicznych.
Rodzaje certyfikatów
Ustawa o certyfikacji przewiduje dwa rodzaje certyfikatów, o które wykonawca będzie mógł się ubiegać. Pierwszy z nich ma służyć do wykazania braku podstaw wykluczenia wykonawcy z postępowania dotyczącego np. dostaw, usług czy robót budowlanych. Certyfikat ten będzie urzędowym dokumentem poświadczającym, że wykonawca spełnia wymagania np. w zakresie niekaralności, braku zaległości podatkowych i składkowych, braku konfliktu interesów czy też niewydania zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne.
Drugi rodzaj certyfikatu ma na celu potwierdzenie spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu. Dokument będzie wykazywał, że wykonawca dysponuje odpowiednim doświadczeniem, zasobami kadrowymi, potencjałem technicznym lub posiada inne kwalifikacje, które są niezbędne do należytego wykonania zamówienia określonego rodzaju.
Zgodnie z treścią ustawy o certyfikacji, certyfikat będzie mógł zostać wydany na okres od jednego roku do 3 lat.
Co istotne, certyfikacja wykonawców będzie miała charakter dobrowolny. Oznacza to, że wykonawca nie będzie zobowiązany do jej uzyskania. Posiadanie certyfikatu pomoże mu jednak przy wykazaniu, że spełnia określone warunki udziału w postępowaniu lub nie podlega wykluczeniu, bez konieczności przedstawiania odrębnych dokumentów w każdym postępowaniu. Z kolei wykonawcy, którzy nie będą mieć certyfikatu, będą mogli wykazać brak podstaw wykluczenia z postępowania lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu w „tradycyjny” sposób. Z powyższego wynika, że proponowane rozwiązanie w postaci certyfikacji wykonawców będzie polegało na wprowadzeniu dodatkowych możliwości, a nie na zastąpieniu dotychczasowych nowymi.
Kto i w jaki sposób będzie certyfikował?
Certyfikację będą przeprowadzały, niezależne od zamawiających, wyspecjalizowane podmioty, które na podstawie dostarczonych dokumentów i przeprowadzonej weryfikacji ocenią, czy wykonawca spełnia wymagania określone w ustawie. Jeżeli wynik oceny będzie pozytywny, wykonawca otrzyma odpowiedni certyfikat, z którego będzie mógł korzystać w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.
Zgodnie z przepisami ustawy, proces ubiegania się o certyfikat będzie miał charakter wnioskowy i będzie inicjowany przez samego wykonawcę na podstawie umowy między nim a jednostką certyfikującą. Wniosek ma być składany do wybranego podmiotu certyfikującego, posiadającego akredytację Polskiego Centrum Akredytacji, uzyskaną zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 34 ustawy o certyfikacji lub wyznaczonej jednostki sektora finansów publicznych. Składając wniosek, wykonawca będzie musiał określić, czy ubiega się o certyfikat braku podstaw wykluczenia, certyfikat zdolności wykonawcy, czy oba łącznie.
Cała procedura będzie trwać do 30 dni, od chwili zawarcia umowy z jednostką certyfikującą. Podmiot certyfikujący dokona analizy sytuacji wykonawcy w zakresie objętym wnioskiem.
W tym celu będzie mógł sprawdzać informacje o wykonawcy za pomocą wszelkich dostępnych środków, w szczególności:
- dokumentów i oświadczeń składanych przez wykonawcę,
- rejestrów publicznych oraz innych baz danych prowadzonych przez podmioty publiczne lub niepubliczne, a także
- kontaktując się bezpośrednio z podmiotami, z którymi wykonawca podejmował współpracę.
W przypadku odmowy udzielenia certyfikatu wykonawca może złożyć zastrzeżenia, które będą rozpoznawane w jednostce certyfikującej przez osoby, które nie brały udziału w podejmowaniu rozstrzygnięcia, którego zastrzeżenia dotyczą. Warto zauważyć, że procedura odwoławcza kończy się na poziomie jednostki certyfikującej, co w praktyce budzi pewne wątpliwości i jest wskazywane jako jedno z bardziej kontrowersyjnych rozwiązań ustawy.
Certyfikat będzie miał formę dokumentu elektronicznego, a zamawiający będzie mógł go zweryfikować przy pomocy Bazy Danych o Certyfikacji Wykonawców. Szczegółowe wymagania dotyczące systemu certyfikacji, a także koszty uzyskania certyfikatu zostaną doprecyzowane w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw gospodarki.
Podsumowując, nowa ustawa o certyfikacji wykonawców wprowadza dodatkowy instrument, który ma ułatwić przedsiębiorcom udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Certyfikaty potwierdzające brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu pozwolą wykonawcom znacząco ograniczyć liczbę dokumentów składanych na każdym etapie ubiegania się o zamówienie, a zamawiającym – szybciej i sprawniej weryfikować sytuację wykonawców.
Choć rozwiązanie to nie zastępuje dotychczasowych procedur, stanowi ich praktyczne uzupełnienie i może przyczynić się do zwiększenia przejrzystości oraz efektywności systemu zamówień publicznych. Warto już teraz zapoznać się z nadchodzącymi zmianami i rozważyć, czy certyfikacja będzie korzystnym narzędziem dla danego przedsiębiorstwa.
Adwokat Joanna Boroń, Adwokat Krzysztof Żuradzki
KBZ Żuradzki Barczyk i Wspólnicy Adwokaci i Radcy Prawni Sp. k.
Artykuł ukazał się w grudniowym numerze „Business HUB”: CZYTAJ TUTAJ.