W sieci dostępnych jest wiele artykułów i publikacji na temat PPK, mimo to pracodawcy wciąż bardzo często pytają o to, w jaki sposób skutecznie przeprowadzić wdrożenie programu. Z myślą o nich przygotowaliśmy krótki przewodnik, który ułatwi zaplanowanie, zorganizowanie i przeprowadzenie całego procesu.
Do Pracowniczych Planów Kapitałowych przystępują obecnie przedsiębiorstwa zatrudniające od 20 do 249 osób, oznacza to, że blisko 78 tysięcy firm zatrudniających łącznie 3,7 mln pracowników ma za zadanie wdrożenie programu. Ostatecznym terminem na podpisanie umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją jest 27 października – zatem pozostało już niewiele czasu na wdrożenie. Na co w szczególności powinni zwrócić uwagę pracodawcy?
– Przygotowując się do wdrożenia PPK warto podejść do tego tematu jak do projektu biznesowego – strategicznie. Pamiętajmy, że samo wprowadzenie programu to nie wszystko. PPK to program długoterminowy, który będzie towarzyszył nam i naszym pracownikom przez długie lata. Zatem to, w jaki sposób zajmiemy się tym zagadnieniem na początku, jaką instytucję finansową wybierzemy, zdefiniuje to, jak później będzie wyglądała bieżąca obsługa programu w firmie – mówi Henryk Baron, dyrektor ds. Relacji z Klientami PPK w PFR TFI.
Okazuje się, że wdrożenie PPK nie musi być trudne, jeśli odpowiednio je zaplanujemy i podzielimy na etapy. W procesie możemy wyróżnić kilka kluczowych kroków.
– Zacznijmy od wskazania osób, które będą odpowiadały za wdrożenie PPK. Najczęściej są to pracownicy z działu kadr lub działu finansowego. Osoby te będą zajmowały się m.in. kontaktem z instytucją finansową, naliczaniem wpłat, czy obsługą dyspozycji składanych przez pracowników do pracodawcy – wyjaśnia Henryk Baron.
W kolejnym kroku w porozumieniu ze związkami zawodowymi wybieramy instytucję finansową, która będzie zarządzać PPK. Jeśli u nas nie funkcjonuje związek zawodowy, to należy wyłonić reprezentację pracowników, która będzie uczestniczyć w wyborze instytucji finansowej.
– Po spełnieniu powyższych warunków i wyborze instytucji finansowej można już podpisać umowę o zarządzanie PPK. Dla wszystkich pracodawców, którzy zdecydują się na współpracę z PFR TFI, przygotowaliśmy dwie formy zawarcia umowy – wygodną platformę do zawierania umowy online lub tradycyjną papierową, którą podpisujemy podczas spotkania. W ostatnim czasie, kiedy wszyscy starają się ograniczać bezpośrednie spotkania ze względu na pandemię, klienci wybierają pierwsze rozwiązanie. Dzięki systemowi internetowemu każdy pracodawca może w kilkanaście minut podpisać umowę o zarządzanie PPK z dowolnego miejsca – wyjaśnia ekspert PFR TFI.
Po zawarciu umowy o zarządzanie pracodawca ma czas na przekazanie pracownikom podstawowych informacji o PPK, zebranie od nich deklaracji (np. wpłaty dodatkowej) oraz przygotowanie listy pracowników zgłoszonych do PPK. Przygotowanie takiej listy jest niezbędne do tego, by zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników. Na zawarcie tej umowy pracodawcy przystępujący do PPK w drugim i trzecim etapie mają czas do 10 listopada 2020 r. Należy też pamiętać, że pomiędzy zawarciem umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK powinno upłynąć co najmniej 10 dni. Proces wdrożenia programu zamyka obliczenie pierwszych wpłat. Powinny one zostać naliczone i odprowadzone od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po zawarciu umowy o prowadzenie PPK. Zatem, jeśli umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta np. 5 listopada i jeszcze w tym samym miesiącu pracownik otrzyma wynagrodzenie (np. do 28 listopada), wówczas wpłaty powinny zostać przekazane od 1 do 15 grudnia. Natomiast jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie w kolejnym miesiącu (np. do 10 grudnia), wpłaty na PPK powinny być przekazane nie później niż 15 stycznia.
Dla wygody naszych czytelników wspólnie z ekspertami PFR TFI przygotowaliśmy infografikę, która podsumowuje opisany powyżej proces wdrożenia PPK. Zachęcamy do korzystania z pliku.
PFR TFI zaprasza na kolejne darmowe szkolenie dotyczące Pracowniczych Planów Kapitałowych dla firm zatrudniających od 20 do 250 osób.
Spotkanie odbędzie się w formie online – 8 września (wtorek) godz. 10.00.
Link do bezpłatnej rejestracji: https://app.evenea.pl/event/ppkonline2/