Komunikacja wewnętrzna – 10 typów komunikacji, które będą wspierać twój biznes

Dobra komunikacja wewnętrzna, to dobry przepływ informacji, to zintegrowane i skuteczne w działaniu zespoły projektowe, to też lojalny pracownik. To szybsze przeprowadzanie zmian, akceptowanie decyzji, możliwość utożsamiania się pracownika z firmą. Co to znaczy dobra komunikacja? To komunikacja po prostu skuteczna. Żeby mierzyć skuteczność, musimy przede wszystkim dokładnie określić sobie jej cele. W dobie znacznego wzrostu liczby osób pracujących zdalnie – to temat specjalnej troski!

Po co ta cała komunikacja?

Mimo że nie jest kierowana w sposób bezpośredni do grup, które najbardziej chcemy zainteresować naszymi produktami lub usługami, komunikacja wewnętrzna jest bardzo istotna dla funkcjonowania firmy, jak też budowania jej pozycji na rynku. Nie bez przyczyny pisze się o tym tak dużo. Dlaczego? Dlatego, że firma to ludzie, a ludzie to relacje, emocje, potrzeby. Dla dobrych relacji natomiast niezbędna jest komunikacja, która takie relacje wspiera. Dziś wiele firm mierzy się z trudnościami w pozyskaniu dobrych, lojalnych i zaangażowanych pracowników. Na problem ich fluktuacji, z którym mają do czynienia, wpływ ma wiele czynników, ale większości z nich można by zapobiec dzięki dobrej, właściwej komunikacji wewnętrznej. Wśród takich problemów można wymienić: brak poczucia wpływu na to, co dzieje się w firmie, brak docenienia (poczucia sensu), arogancka postawa zwierzchników, brak przestrzeni na wyrażanie swoich potrzeb, opinii, wniosków, a także na pytania, które pozwoliłyby pewne posunięcia zrozumieć, zanim pojawi się „wypalenie”.

Od czego zacząć?

Na pewno od audytu, czyli od określenia jakie narzędzia są dziś stosowane i przez kogo są używane, w jakich sytuacjach, jak te narzędzia są oceniane przez odbiorców i czy odpowiadają na potrzeby obu stron. Komunikacja wewnętrzna może i powinna spełniać wiele celów w naszej organizacji, dlatego warto sobie takie cele, wynikające z potrzeb, w strategii komunikacji określić. Będą zapewne różnić się zależnie od sytuacji, dlatego sposoby komunikacji powinny być do tych celów dostosowane.

Wyróżnić możemy 10 typów komunikacji w zależności co, do kogo i w jakim celu komunikujemy. Od tego, czy chcemy dać jednakowy dostęp do informacji wszystkim, czy to informacje przeznaczone dla pewnej konkretnej grupy, czy ma mieć formę dialogu, jak wspiera wartości firmy? Ponadto, należy dobrze zastanowić się na ile dostosowany jest kanał komunikacji do preferencji naszej grupy docelowej, np. nowoczesne narzędzie intranetowe może nie być odpowiednie dla pracowników działu produkcji 50+, natomiast młode pokolenie „digital native” może nie być otwarte na czytanie komunikatów wydrukowanych w wewnętrznej, firmowej gazetce. Kogo zadowoli wideo, a z kim trzeba zrobić spotkanie stacjonarne? Bardzo ważne jest też to, jak na co dzień wygląda komunikacja menedżerów z podwładnymi lub/i jak wygląda komunikacja podczas spotkań zespołów projektowych. Dlatego uważam, że komunikacja to podstawowa i najważniejsza umiejętność pracowników na wszystkich szczeblach. Im większy jest wpływ osoby na innych, tym ważniejsza ta kwestia staje się dla firmy.

1. Komunikacja z dołu do góry

To komunikacja umożliwiająca przekazanie opinii lub wątpliwości ze strony pracowników właścicielowi lub zarządowi. Wdrożenie takiego typu komunikacji to wstęp do stworzenia nowej strategii. Pracownicy zatrudnieni w terenie, zbierający tam doświadczenia, mogą naprawdę wiele wnieść. Nawet, jeśli to głos nie zawsze pochlebny, warto go wysłuchać z co najmniej trzech powodów. Po pierwsze, może przyczynić się do zażegnania kryzysu zanim on nastąpi – zarówno na linii zarząd – pracownicy, jak i firma – klienci. Po drugie, daje poczucie wpływu pracowników na polepszenie funkcjonowania i ich komfortu pracy (nie muszą na przykład tłumaczyć się z pewnych rzeczy klientom firmy, gdy w duchu przyznają im rację). Po trzecie w końcu, tylko w ten sposób można być coraz lepiej dostosowanym do potrzeb rynku.

2. Komunikacja z góry na dół

Niezależnie od tego, czy chcemy tylko informować pracowników czy też ich edukować jest to typ komunikacji kierowany od zarządu/ zwierzchników do osób znajdujących się niżej w hierarchii organizacji. Ważne by znaleźć równowagę pomiędzy budowaniem autorytetu, a unikaniem tworzenia nadmiernego dystansu.

3. Komunikacja horyzontalna

To komunikacja „równego z równym” i dotyczy komunikacji między pracownikami, np. w zespołach projektowych. Sprzyja ona wymianie wiedzy, doświadczeń, pomysłów, ale też nawiązywaniu koleżeńskich relacji, które powinny opierać się na wzajemnym zaufaniu.

4. Komunikacja wspierająca zmiany

Znaczące zmiany w firmie, którym nie towarzyszy dobra komunikacja, na temat przyczyn, celów i planowanego procesu, mogą rodzić opór wynikający z obaw i uczucia niepewności.

5. Komunikacja kryzysowa

Jaka nie byłaby przyczyna kryzysu, z którym firma musi się zmierzyć, kluczowe jest wtajemniczenie i zaangażowanie pracowników. Należy ich informować o kulisach sprawy, podejmowanych decyzjach, należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za kontakty z pracownikami, które będą potrafiły odpowiedzieć na wszystkie możliwe pytania.

6. Grywalizacja lub gamification

Celem zastosowania takiej formy komunikacji jest dostarczenie odbiorcy lepszych doświadczeń oraz zaangażowania w obcowaniu z firmą na drodze mniej formalnej. Może mieć funkcje edukacyjne i integracyjne, tu wachlarz jest przeogromny i zależny wyłącznie od kreatywności.

7. Komunikacja wizualna

Komunikacja wizualna zdobywa coraz więcej pola, również ze względu na to, że działa po prostu szybciej. Tu oczywiście najważniejsze jest zhierarchizowanie i uspójnienie przekazu, czyli uwypuklenie tego, co jest w nim najistotniejsze, przy należytej dbałości o szczegóły, gdyż wpływać one będą na wizerunek firmy.

8. Kultura firmy

Komunikacja wewnętrzna pozwala na stworzenie kultury organizacji – i na odwrót. Kultura firmy, to zaangażowanie każdego pracownika w jej tworzenie i działanie w duchu przyjętych w ramach tej kultury wartości. Począwszy od przyjętego języka, wizerunku, pozycjonowania, jak i propagowanych zachowań – np. mentoring, który jest znakiem kultury wsparcia i dzielenia się wiedzą.

9. Uznanie dla pracowników

Warto poświęcić specjalne miejsce, dedykowane temu zagadnieniu, w swoich kanałach – czy to w firmowym blogu, podcaście czy na tablicy osiągnięć. Sposobów jest naprawdę dużo, publikacje tego typu są powodem do dumy, np. zyskujący coraz większą popularność podcast, o zasięgu zazwyczaj wykraczającym poza obszary firmowe. Doceniony pracownik, dumny ze swoich osiągnięć i czujący się częścią kultury firmy jest jej najlepszym ambasadorem i adwokatem.

10. Onboarding

Niezwykle ważna część w dzisiejszych czasach z dwóch powodów. Z jednej strony chcemy, by pracownik poczuł się dobrze, dumny z tego, do jakiej organizacji trafił, z drugiej, każdy nowy pracownik to ogromna inwestycja, zanim stanie się operacyjny. Dlatego warto do maksimum zautomatyzować cały proces. Przypominać to może nagranie kursu wideo. zależnie od potrzeb prezentować takie lub inne materiały w formie wideo lub prezentacji.

Te dziesięć powyższych punktów można podsumować jako jedną, najważniejszą zasadę: szacunek. Szacunek dla inności, dla potrzeb, dla zdobywanych doświadczeń. Najcenniejsze, co możemy dać drugiemu człowiekowi, to nasza uwaga. Potrzebuje jej absolutnie każdy i ważne, by nie tworzyć wyłącznie jej iluzji. Ta uwaga i wzajemny szacunek to podstawa wymiany, którą nazywamy komunikacją wewnętrzną.

Magdalena Chojnacka-Greslé

Zawodowo związana z marketingiem i event marketingiem od 15 lat, od 2013 roku zaangażowana w organizację imprez i targów ekologicznych, wsparcie medialne wydarzeń i akcji społecznych. Prowadziła portal Ekonavigator i niejednokrotnie występowała jako ekspert w mediach i na wydarzeniach branżowych. Specjalizuje się w content marketingu, komunikacji a także kreowaniu wizerunku, oraz budowaniu marki (również osobistej) w oparciu o wartości.

www.ekonavigator.online

Artykuł ukazał się w czerwcowym wydaniu magazynu Business HUB „Wolny Rynek”.

Wersja online numeru do pobrania: CZYTAJ TUTAJ.