Według Global Occupancy Planning Benchmark (JLL), w 2025 roku przeciętne biurko w biurze stoi puste 40–60% czasu. Mimo to firmy nadal płacą za tę niewykorzystaną przestrzeń. Praca hybrydowa jest nieco nieprzewidywalna. Jednego dnia biuro świeci pustkami, a innego parking zapełnia się przed 9:00. Bez danych firmy ryzykują nadmierne wydatki i błędną ocenę potrzeb.
Dlaczego metryki obłożenia są ważne
Bez wiedzy o tym, kto i kiedy przychodzi do biura, łatwo przeszacować zapotrzebowanie na przestrzeń lub nie docenić popytu na sale spotkań czy miejsca parkingowe.
Oto najczęstsze problemy, z którymi mierzą się hybrydowe biura:
- Koszty: Biuro z 500 biurkami, przy 55% wykorzystania, to 225 pustych stanowisk dziennie.
- Niepokrywające się harmonogramy: Złe planowanie sprawia, że zespoły mijają się, co negatywnie wpływa na flow pracy.
- Ekologia: Puste pomieszczenia nadal zużywają energię, co utrudnia osiąganie celów społecznej odpowiedzialności biznesu.
Wnioski z raportu JLL
Najnowsze badanie JLL pokazuje, jak firmy dostosowują biura do pracy hybrydowej.
Najważniejsze dane:
- 55% firm zmniejszyło powierzchnię biur, aby dostosować koszty do faktycznego wykorzystania.
- 42% firm wprowadziło obowiązek obecności w określone dni tygodnia.
- 38% firm przeprojektowało biura, by lepiej wspierały różne style pracy.
Najczęściej śledzone wskaźniki pomocne przy reorganizacji biura:
- Dni szczytowej obecności – określają, w które dni w biurze jest najwięcej osób.
- Wskaźniki pustych miejsc – pokazują, ile miejsc pracy pozostaje niewykorzystanych.
- Person-to-seat ratio – pozwala ocenić, czy biuro ma odpowiednią liczbę stanowisk w stosunku do liczby osób korzystających z przestrzeni.
- Wykorzystanie sal spotkań – mierzy jak często i na ile sale są rezerwowane oraz faktycznie używane.
- Wykorzystanie miejsc parkingowych – wskazuje czy dostępne miejsca są wystarczające czy też pozostają niewykorzystane.
Śledzenie obłożenia i rola oprogramowania do rezerwacji
Systemy rezerwacji pokazują liczbę obecnych osób oraz wzorce: które biurka lub sale są popularne, kiedy występują szczyty obecności i gdzie pojawiają się nieobecności mimo rezerwacji.
Tidaro łączy rezerwację biurek, sal i zarządzanie parkingiem w jednej aplikacji, dzięki czemu wszystkie dane są w jednym miejscu. Pracownicy mogą sprawdzić, kto będzie w biurze, co sprzyja współpracy bez sztywnych zasad obecności.
Dzięki Tidaro:
- Pracownicy samodzielnie rezerwują biurka, sale i miejsca parkingowe.
- Śledzisz % wykorzystania zasobów i dni szczytowej obecności.
- Identyfikujesz niewykorzystane przestrzenie i preferencje pracowników.
- Poprawiasz efektywność parkingu nawet o 30%.
- Ograniczasz czas potrzebny na administrację parkingu o 90%.
- Ograniczasz puste rezerwacje.
Podsumowanie
Metryki obłożenia są niezbędne do efektywnej reorganizacji biura i parkingu, a nawet harmonogramu pracy, aby odpowiadały realnemu wykorzystaniu przestrzeni. Jeden z naszych klientów, dzięki Tidaro odkrył, że środy są najczęściej wybieranym dniem obecności pracowników i przeniósł spotkania całego zespołu właśnie na ten dzień, ułatwiając współpracę bez ingerencji w elastyczność.
Praca hybrydowa zostanie z nami na długo, ale nie musi ona równać się niewykorzystanej przestrzeni. Łącząc dokładne dane o obłożeniu z narzędziami takimi jak Tidaro, firmy mogą zamienić zgadywanie w mądre planowanie i sprawić, że każdy metr kwadratowy będzie dobrze wykorzystany.
Więcej informacji: www.tidaro.com